Opraviti s stvarmi!

Nora sem na sezname. Moje življenje je polno želja, idej, projektov, nalog. Knjig, ki bi jih rada prebrala, stvari, ki bi jih rada napisala, ljudi, ki bi jih rada srečala, izobraževanj, ki bi se jih rada udeležila … Bolj ko se poglabljam vase, bolj tudi ugotavljam, da je učinkovitost ena mojih temeljnih potreb. Ni večjega užitka pri delu, kot dodati kljukico ob opravilu, ki sem ga želela postoriti.

Veliko mi uspe uresničiti, še veliko več ostane nekje v zraku … ali na polici ali pa v predalu.

Ni čudno, da me je naslov te knjige tako pritegnil – “Getting things done” Davida Allena – opraviti z rečmi. Mnoge nasvete v knjigi sem že živela, dala pa mi je nekaj dobrih idej, kako še izboljšati tok opravil in red v življenju.

Kaj sem pred branjem knjige že poznala in udejanjala?

1. razporejanje časa vs. delovne naloge

Že v študentskih časih, posebej pa v materinstvu mi veliko bolj kot časovno načrtovanje ustreza zastavljanje delovnih nalog. Torej – ne postavljam si urnika za današnji dan, saj se mi ga je nemogoče držati, ampak napišem seznam opravil, ki jih želim postoriti. Večinoma mi uspe obkljukati približno 5 reči na seznamu.

2. zapisuj vse!

Druga ključna stvar, ki sem jo uvedla že pred davnimi leti (se mi zdi 😉 ), je navada, da si zapisujem prav vse načrtovane naloge – od umivanja las, šivanja otroških kratkih hlač, čiščenja kopalnice do pisanja člankov in ohranjanja stikov. Na seznam so vključene tudi dejavnosti, ki jih ne bi opisala kot delovne, recimo spanje v času, ko ugotavljam, da ga potrebujem več.

3. zapiski na enem mestu

Obnese se mi, da imam vse sezname v enem zvezku. Ko imam pred seboj trenutek časa, ko bi lahko kaj postorila, ga odprem in si ogledam zapisane naloge. Zapisovanje mi tudi pomaga, da si večino nalog lažje zapomnim, tako da ne boste mislili, da ves čas odpiram zvezek, ker ne vem, kaj bi sama s seboj 😉 Ko je naloga opravljena, jo prečrtam. Zvezek se polni in ko v njem ni več prostora, ga zamenjam. Stare zvezke hranim za čase, ko bom želela videti, kaj mi je bilo pomembno v določenem življenjskem obdobju.

4. kar lahko storim sproti, sproti tudi storim

Avtor knjige predlaga, da stvari, ki ne zahtevajo več kot 2 minuti časa, postorimo takoj. Ostale uvrstimo na seznam opravil. Zapisali naj bi jih čim bolj natančno – nekaj, kar je izvedljivo takoj, ko imamo čas. Če neka naloga zaobjema več opravil, je to projekt.

5. nova dejavnost, nov sistem

Dogaja se mi, da v življenje vnesem novo področje udejstvovanja. V nekem trenutku sem uvidela, da naenkrat dobivam veliko več mejlov kot sem jih prej. Treba je bilo nekaj storiti, da jih nisem spregledala, pozabljala, jih v nedogled puščala ob strani. V ta namen sem si v elektronskem poštnem predalniku nastavila mapo:

“?? Ana, ljubeče čakamo na tvoj korak”

Razdeljena je na več podmapc: Odgovori, Preberi, Postori, Napiši, Prevedi, Prepošlji, Razišči

Vprašaja sta spredaj zato, da jo imam na vrhu in je izrine nobena druga mapa, katere ime bi se začelo s prvo črko abecede. Tako jo imam vedno pri roki, moj inbox je prazen, jaz pa točno vem, kaj moram narediti s katerim mejlom. Ko z elektronskim sporočilom ni povezana nobena naloga več, potuje v mapo s sorodnimi vsebinami.

6. nekega dne

Čeprav ne morem izpolniti vsega tako hitro, kot bi želela, mi nič ne more preprečiti, da si ne bi zapisovala želja za nekoč, nekje. Bo že prišel čas tudi za take korake, ki so mi danes nemogoči. A prepričana sem, da jih bom lažje naredila, če si jih bom že zdaj dovolila misliti in zapisovati.

7. na koledar samo fiksne dogodke

O, kolikokrat sem si zadala terminski načrt in bila potem razočarana nad seboj in okoliščinami. Zato mi je predlog, da na koledar dajemo le stvari, ki jih moramo storiti nekega dne ob določeni uri, zares dobrodošel. Daje mi dovoljenje za spontanost in sprotno odločanje o tem, kaj bom počela.

Nove ideje iz knjige

Red v naše življenje vnaša mir. David Allen to pove tako: “Kaj če bi lahko posvetili 100 odstotkov svoje pozornosti tisti stvari, ki jo imate pred seboj, po svoji izbiri in brez motenj? To so pogoji dela, delovanja in bivanja, pri katerem je um čist … Večina ljudi daje stvarem več ali manj pozornosti, kot si je zaslužijo, preprosto zato, ker ne delujejo z “umom, mirnim kot voda”.

Povsem novo mi je bilo spoznanje, da lahko svoj način delovanja in opravljanja nalog dejansko zelo natančno opišemo. Avtor knjige je predlagani sistem opisal z grafičnim prikazom:

Getting Things Done (GTD) je pravzaprav metoda organiziranja delovnih nalog tako, da lahko vso svojo energijo in ustvarjalnost usmerimo na to, da jih dokončamo, ne da bi nas to pretirano vznemirjalo.  Glavno načelo metode GTD je zapisovanje nalog na zanesljiv način – v sistem, ki mu zaupamo, kar osvobodi naš um, da se mu ni treba več zapomniti vsega in nenehno postavljati prioritet. Na novo pridobljeno energijo uma lahko nato usmerimo v večjo produktivnost in učinkovitost.

Metoda je sestavljena iz naslednjih faz:

• zbiranje (vseh informacij, ki so razpršene po naših glavah, tako da jih zapišemo. Če jih ne zapišemo, naš um zapravi ogromno energije, ker si živčno želi zapomniti vse, kar nas še čaka – ne morem nehati misliti na stvari, ki jih moramo postoriti. Ko zapišemo svoje naloge v zanesljiv sistem, ki ga lahko vsak čas preverimo, nam ne bo treba več skrbeti, da bomo kaj pozabili.)
• predelovanje (vse informacije, ki smo jih zbrali, razvrstimo v naloge, ki jih lahko izvedemo v jasnih korakih. V tej fazi definiramo projekte in naloge, povezane z njimi. Razlika med projektom in nalogo je, da projekt zahteva več korakov, da ga zaključimo. Morda moramo o projektu najprej razmisliti, da ga lahko razčlenimo v posamezne naloge. Tudi to je opravilo, imenovano “načrtovanje projekta”.)
• razvrščanje (ko smo določili posamezne naloge, jih moramo razvrstiti na enega od sedmih načinov, na grafičnem prikazu označenih z rumeno barvo: smeti, referenčno gradivo, nekoč, projektno načrtovanje, čaka, koledar, seznam nalog. Kaj pomeni posamezna kategorija, je podrobno razloženo v knjigi.)
• opravljanje (čeprav večina knjige govori o zgornjih korakih, največ časa namenimo dejanskemu opravljanju stvari. V tej fazi uporabljamo seznam nalog za določanje, kaj bomo storili v naslednjem trenutku. Ta seznam lahko uredimo po različnih kriterijih (prioritetah, kontekstu, ciljih, rokih izvedbe itd.) Ker smo s prejšnjimi koraki že zagotovili, da je vsaka naloga na seznamu dejansko izvedljiva, nam ni treba pomišlljati. Le lotimo se dela 🙂